أهمية إدارة المشاريع

ما هي إدارة المشاريع projects management؟

إدارة المشاريع projects management هي تخصص يهتم بإنجاز أهداف محددة للمشاريع، بالالتزام بخطوات ومراحل معينة، تضمن تنفيذ مشروعك بالجودة المطلوبة. تتضمن أساسيات إدارة المشاريع أمور معينة من أهمها الآتي:

• الهدف من المشروع: ما هو الهدف النهائي المرغوب تحقيقه من المشروع؟
• الميزانية: ما هي التكلفة المخصصة أو المطلوبة لتنفيذ المشروع؟
• الجدول الزمني: ما هي الفترة المستهدف تنفيذ المشروع فيها؟
• نوع المشروع: تتعدد أنواع المشاريع وتصنّف بأكثر من صورة، أهمها مدى بساطة أو تعقيد المشروع.
• مدير المشروع: من الشخص المسئول عن متابعة المهام وإدارتها؟

تختلف هذه المعطيات بالطبع من مشروعٍ لآخر، لذا من أهم أهداف إدارة المشاريع هو ضمان تنفيذه في إطار المعطيات المتوفرة في المشروع، فمثلًا لا يجب تجاوز الميزانية المحددة أو تخطي الجدول الزمني الموضوع. لذا، من المهم الاتفاق على هذه الأساسيات قبل البدء في أيٍ من خطوات إدارة المشاريع، حتى لا تحدث مشكلة لاحقًا عند التنفيذ.

ما هي أهمية إدارة المشاريع؟

تتمثل أهمية إدارة المشاريع في أنّها تخلق إطار منظم لتنفيذ المشروع، فبدلًا من العشوائية أو التخبط في تنفيذ المهام، تتولى إدارة المشاريع مسؤولية تنظيم هذه المهام، عبر مراحل إدارة المشاريع المختلفة. إلى جانب ذلك تتمثل أهميتها في الآتي:

• اتّخاذ القرارات الصحيحة: توفّر إدارة المشاريع وخطواتها المختلفة البيانات المطلوبة، التي يمكن الاعتماد عليها لاتخاذ القرارات الصحيحة. فمثلًا من خلال دراسة المخاطر، سيصبح بالإمكان معرفة المشكلات المتوقعة، وبالتالي عند حدوثها يمكن اتخاذ القرار المناسب للتعامل معها.
• توفير الوقت والجهد: في غياب إدارة المشاريع يضيع الكثير من الوقت والجهد، نتيجة للعشوائية ونقص التنظيم. لكن باستخدام منهجياتها التي تلائم المشروع، يُستثمر كلٌ من الوقت والجهد بطريقة فعّالة.
• تحسين التعاون بين فريق العمل: تُستخدم إدارة المشاريع منهجيات وأدوات تؤدي إلى تعزيز العمل الجماعي بين الأقسام المختلفة في المشروع، وتضمن توزيع المهام بطريقة سلسة، لا تستغرق وقتًا من فريق العمل في استلام هذه المهام أو تسليمها بعد التنفيذ.
• توظيف موارد المشروع بفعّالية: تسهّل إدارة المشاريع توظيف الموارد بطريقة فعّالة، بتوفيرها وتوزيعها بالشكل المطلوب في مختلف خطوات إدارة المشاريع.

مراحل إدارة المشاريع

تتضمن إدارة المشاريع التعامل مع مراحل المشروع الخمسة التي يمر بها، إذ في كل مرحلة هناك بعض المسؤوليات الواجب تنفيذها، لضمان تحقيق النتائج المطلوبة من المشروع. تتضمن مراحل إدارة المشاريع المراحل التالية:

1. البدء Intiating

تُعدّ مرحلة البدء بمثابة مرحلة بناء المشروع، فكل ما سيأتي لاحقًا سيعتمد على ما تم الاتفاق عليه في هذه المرحلة، فهي مرحلة وضع حجر الأساس لإطلاق المشروع. تنتهي هذه المرحلة غالبًا بعقد اجتماع انطلاق المشروع. تتضمن هذه المرحلة من مراحل إدارة المشاريع التركيز على الآتي:

• دراسة الجدوى: لا بد من دراسة جدوى المشروع قبل أي شيء، للتأكد من إمكانية تنفيذ الفكرة فعلًا وقابلية نجاحها قبل المضيّ قدمًا في التنفيذ. ستفيد دراسة الجدوى كذلك في معرفة المخاطر المحتملة، لتُوضع في الحسبان ويتم التعامل معها في أثناء تنفيذ المشروع.

• تحديد أهداف المشروع: ما هي الأهداف التي ستسعى إلى تحقيقها من المشروع؟ تأكد من جعل أهدافك ذكية SMART، لتضمن إمكانية تنفيذها خلال فترة المشروع المحددة.

• تخصيص الميزانية: يحتاج أي مشروع إلى ميزانية لتنفيذه، وهذه واحدة من فوائد دراسة الجدوى، أنّها توضح بالضبط الميزانية المطلوبة للمشروع. لذا، تأكد من تخصيص الميزانية المناسبة، التي تضمن تحقيق النتائج المطلوبة من المشروع.

• تكوين فريق المشروع: وفقًا لأهداف المشروع ستحتاج إلى تكوين فريق يتولى مسؤولية التنفيذ، ويتضمن إدارة المشروع إلى جانب الوظائف الأخرى التي ستحتاج إليها. أيًا تكن هذه الوظائف، لا بد من توضيح التوصيف الوظيفي لكلٍ منها والمسؤوليات المتوقعة، لتضمن تكوين الفريق المناسب للمشروع.

• إنشاء ميثاق المشروع: يُنشئ في هذه المرحلة ميثاقًا للمشروع، لا سيّما إذا كان مشروعًا كبيرًا وسيمتد لفترة زمنية طويلة. يُطلق على هذا الميثاق مستند بدء المشروع (Project Intiating Document (PID، وهو يتضمن وصف للمشروع وأهدافه والمخاطر المتوقعة، وغيرها من التفاصيل المهمة في المشروع.

2. التخطيط Planning

التخطيط مرحلة أساسية في مراحل إدارة المشاريع، وهي التي تحدد المسار الذي سيسير فيه المشروع في أثناء التنفيذ. من أهم الأمور المطلوبة في هذه المرحلة:

• تخطيط الموارد

سيحتاج المشروع إلى موارد لتنفيذه. لذا، وفقًا للميزانية المخصصة للمشروع، يمكنك البدء في تخطيط وتحديد الموارد وكيفية الحصول عليها.

• وضع الجدول الزمني

من أهم أهداف إدارة المشاريع هي ضمان تنفيذ كل شيء في الموعد المحدد، وليحدث ذلك فلا بد في مرحلة التخطيط من وضع الجدول الزمني، الذي يتضمن مواعيد جميع المهام. يمكن تقسيم الجدول الزمني إلى مراحل، وتحديد المعالم الإرشادية Milestones لكل مرحلة، لتسهيل عملية المتابعة لاحقًا والتأكد من أنّ كل مرحلة تحدث بنجاح.

• اختيار أساليب التواصل

يُعدّ التعاون بين فريق العمل من أهم فوائد إدارة المشاريع. يتطلب ذلك اختيار أساليب التواصل المناسبة في العمل، التي تضمن سهولة إدارة العمل ومتابعته. لذا، يمكن الاعتماد على أدوات إدارة المشاريع المتخصصة لتنظيم التواصل. يمكنك الاعتماد على أداة أنا من حسوب، التي تستخدم في التواصل بين فرق العمل، وتسهّل على مدير المشروع تنظيم وتوزيع المهام، والتواصل مع فريق العمل بسهولة.

• توزيع المهام على الفريق

يتضمن تنفيذ المشروع مهام متنوعة، لهذا السبب تكّون فريق مسؤول عن المشروع من البداية. لذا، من الضروري في مرحلة التخطيط توزيع المهام على الفريق بطريقة صحيحة، واستثمار جهود جميع الأفراد الذين يعملون في المشروع، للحصول على تنفيذ مثالي لكل المهام.

• وضع خطة إدارة المخاطر

تحتاج إدارة المشاريع الاحترافية إلى التعامل مع المخاطر بطريقة صحيحة، تضمن التخفيف من آثارها وتوفير سبل مناسبة للتعامل معها. يحدث ذلك عبر تجهيز خطة واضحة بخطوات عملية لإدارة المخاطر.

• تحديد مقاييس النجاح

أخيرًا في مرحلة التخطيط لا بد من وضع مقاييس واضحة للنجاح، عبر تحديد مؤشرات قياس الأداء KPIs التي ستستخدم في تقييم جميع الأعمال والمهام بالمشروع.

3. التنفيذ Excuting

في هذه المرحلة يمكن الانتقال إلى تنفيذ الخطط الموضوعة، ومحاولة الالتزام بالجداول الزمنية والمهام الموزعة على جميع الأفراد. يتضمن ذلك متابعة الأقسام والعمليات المتعلقة بتنفيذ المشروع، مع استلام تقارير الأداء من الفريق، وتسليم التقارير إلى الأطراف الأخرى المعنية بالمشروع كمجلس الإدارة أو الشركاء.

لذا، يتركز دور إدارة المشاريع في هذه المرحلة على إدارة العمل بصورة عامة، والتأكد من أنّ كل شيء يسير كما خُطط له. وفي حالة حدوث مشكلة يمكن التدخل سريعًا واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبة، مثل اقتراح تعديلات في طريقة تنفيذ المهام، أو توجيه الفريق لطرق جديدة في التنفيذ، أو حتى تعديل خطة عمل المشروع كاملًا.

4. المتابعة والتحكم Monitoring and Control

هذه المرحلة ليست مرحلة تالية للتنفيذ، إنما تحدث في الوقت ذاته، إذ تعتمد أغلب التداخلات أو الإجراءات التصحيحية على منهجية المتابعة والتحكم المتّبعة في المشروع. تتمثل أهمية هذه المرحلة في أنّها تركّز على المتابعة بصورة منهجية، من خلال أنشطة مخصصة مثل:

• إدارة الموارد: التأكد من توفر الموارد المطلوبة للعمل في المواعيد المحددة لها، مع الالتزام بالميزانية المحددة للمشروع وعدم تجاوزها.

• إدارة المخاطر: وفقًا لخطة إدارة المخاطر المحتملة، تتخذ إدارة المشاريع كلًا من الإجراءات الاستباقية لضمان عدم حدوث المخاطر من البداية، والإجراءات السريعة الرادعة في حالة حدوثها.

• متابعة الأداء في ظل مؤشرات قياس الأداء: تُوضع مؤشرات قياس الأداء لتسهل تقييم الأداء في المشروع. يحدث ذلك في هذه المرحلة بمتابعة أداء الفريق دوريًا والتأكد من أنّ كل شيء يُنفذ وفقًا للمؤشرات الموضوعة.

5. الإنهاء Closeout

تُعدّ هذه المرحلة بمثابة نهاية المشروع، إذ تُسّلم فيها جميع المخرجات النهائية إلى الأطراف المشارِكة في المشروع كالشركاء ومجلس الإدارة. تتمثل قيمة هذه المرحلة في أنّها فرصة جيدة لتقييم ومراجعة كل ما حدث، بهدف الاستفادة من ذلك في أي مشاريع قادمة.

لذا، يمكن عقد اجتماع مع فريق العمل وجميع الأشخاص الذين اشتركوا في التنفيذ، لمناقشة ما حدث تفصيلًا وتقييم العمل بالكامل. يشمل هذا ذكر الأمور التي نُفذت بصورة جيدة، لاستثمار ذلك مستقبلًا، وكذلك ذكر الأمور التي قد تحتاج إلى تحسين، مع اقتراح حلول مناسبة لفعل ذلك.