أنواع التغذية الراجعة في مكان العمل
1. الثناء (التقدير) Praise (Appreciation)
يمكن أن يكون الثناء حافزاً ممتازاً وسيستفيد مكان العمل من التغذية الراجعة الإيجابية. يحب الموظفون الشعور بالتقدير ومن المرجح أن يكونوا عمال مخلصين للشركات التي تتعامل معهم بهذه الطريقة. ويمكن أن ينبع التقدير من التعليقات الصغيرة غير الرسمية حول العمل إلى المزيد من التقدير الكبير مثل الجوائز للعمل الجيد.
مثال على التقدير
يعرض محمد خطاب دائماً مساعدة زملائه عندما يحتاجون إليها. سيسعد دائماً بمراجعة عملهم وتقديم نصائحه إذا كانت ذات صلة. عندما يرى شخصاً ما يقوم بعمل جيد، يخبره أنه يقوم بعمل جيد.
سيُظهر زملاؤه تقديرهم له من خلال شكره على إسهاماته ومسعادته لهم. وهذا التقدير المتبادل يساعد على بناء فريق قوي وموثوق.
فيما يلي بعض الأمثلة عن وقت استخدام المديح
- عندما يتجاوز شخص ما التوقعات
- تحديد أسلوب جديد لتوفير التكلفة أو الوقت
- تحسين العمل الذين يقومون به
- إضافة إلى ثقافة الشركة الإيجابية
- مساعدة زميل في مهمة صعبة
نصائح حول الثناء
- تبادل الملاحظات الإيجابية بين الفريق
- كن محدداً بشأن ما تثني عليه
- كن صادقا مع ما تقوله
- لا تمدح نفس الشيء مراراً وتكراراً
- لا تثني كثيراً على شخص واحد
يمكن أن يؤدي الإفراط في الثناء على شخص واحد إلى خلق بيئة عمل معادية حيث سيبدأ زملائه في العمل في التفكير في وجود محاباة. المطلوب هو توازن دقيق ولكن الثناء يساعد الموظفين في نهاية المطاف على النمو.
2. النقد Criticism
هذا هو الشكل الأكثر سلبية من التغذية الراجعة التي يجب التعامل معها بعناية لتجنب جعل الموظفين يشعرون بالسوء. يجب فقط تبادل النقد بشكل بناء وليس كوسيلة لإهانة شخص ما.
يستخدم هذا النوع من التغذية الراجعة في مكان العمل للفت الانتباه إلى عمل شخص ما قد لا يكون جيد بما فيه الكفاية. ويمكن استخدام النقد لتقييم مجالات الأداء التي تحتاج إلى تحسين، وإذا لم يكن للنقد ملاحظات قابلة للتنفيذ، فأنت تخاطر بشعور الموظفين بالاكتئاب وعدم التقدير.
مثال على النقد
لاحظ محمد خطاب أن أحد زملائه يرتكب نفس الخطأ مراراً وتكراراً أثناء إعداده لمشاريع مهمة. يشير محمد خطاب إلى ذلك لزميله، مع التوضيح أن هذا يمكن أن يؤدي إلى مشاكل كبيرة. يشارك محمد خطاب العديد من النصائح والوثائق حيث يمكن لزميله التحقق من المعايير والقوالب المطلوبة لمشاريع مستقبلية مختلفة.
فيما يلي بعض الأمثلة عن وقت استخدام النقد
- التحدث عن مجالات التحسين مع تقديم المشورة حول كيفية القيام بذلك التحسين
- إنشاء خارطة طريق لجعل الموظف يصل إلى أداء مقبول
- في الاجتماعات المقررة مثل المراجعة السنوية.
- يجب أن يحدث النقد في مكان خاص حيث سيشعر الموظف بالتقويض إذا حدث أمام أقرانه. قد يكون من الصعب تقبل التغذية الراجعة السلبية، لذا فإن خلق بيئة صحية أمر مهم حقاً.
نصائح حول كيفية تقديم ملاحظات نقدية
- قدم النقد على انفراد، وتجنب إظهاره علنا
- استخدم التغذية الإيجابية للأمام بدلاً من التعليقات السلبية
- اجعلها محادثة تعاونية
- لا تنتقد أي شخص في اجتماع مفتوح
- لا تتجنب محادثة صعبة إذا كان من الضروري إجراؤها
- لا تركز على ما لا تريده، بل ركز على ما تحتاجه
3. التقييم Evaluation
يتم استخدام هذا النوع من التغذية الراجعة بشكل عام لإطلاع الموظف على أدائه الحالي. هذة التغذية الراجعة مفيدة لأنه تبقي الموظفين على اطلاع بالتوقعات والأمان الوظيفي وكيفية أدائهم.
التقييمات هي فرصة لطمأنة العمال بأنهم يؤدون بشكل جيد. يعد هذا النوع من جلسات التغذية الراجعة أيضاً طريقة رائعة لمناقشة مجالات التحسين. يمكن أن تساعد ملاحظات التقييم الفعالة في تحسين أداء الموظف.
يمكن تقديم التغذية الراجعة للتقييم (التغذية المرتدة للتقييم) Evaluation feedback بشكل متكرر كطريقة لمراقبة أداء الموظف وإبقائه على اطلاع دائم. قد ترغب في استخدام المقاييس التي تقارن الموظف بزملائه في العمل، وقد ترغب حتى في استخدام نظام التصنيف (نظام ترتيبي ranking system).
مثال على التقييم
محمد خطاب لديه مراجعة أداء سنوية مجدولة يحضرها مع مديره. سيراجع مديره بعض الإحصاءات الرئيسية المرتبطة بعمل محمد خطاب. يحددون معاً المجالات التي يتفوق فيها محمد خطاب والمجالات التي يمكن أن يتحسن فيها محمد خطاب. يشرحون بالتفصيل خطة عمل معاً من أجل النمو المستمر لمحمد خطاب.
فيما يلي بعض الأمثلة عن وقت استخدام التقييم
- في مراجعة الأداء السنوية
- اجتماعات منتظمة خلال فترة الاختبار للموظفين الجدد
- بعد الأحداث الرئيسية مثل خسارة عميل جديد أو ربحه
- عندما يطلب الموظف ذلك
نصائح حول كيفية إجراء تقييمات بطريقة جيدة
- أعطهم توقعات واضحة
- ضع هدفاُ واضحاً مع التغذية الراجعة
- اجعل نفسك مسئولا عن النتائج
- الاحتفاظ بسجل للتقدم المحرز
- اجعل الموظفين على اطلاع دائم
- كن مستعدا للأهداف والتفاصيل المهمة
- لا تستخدم جلسات التقييم لتحريض الموظفين على بعضهم البعض
- لا تتبع المقاييس لمجرد جعل الناس يبدون سيئين
4. التدريب Coaching
يمكن أن تحاكي التغذية الراجعة التدريبية جلسات التغذية الراجعة الرسمية ولكنها ستشمل المراجعات reviews في كثير من الأحيان.
تعتبر التغذية الراجعة التدريبية طريقة رائعة لمنع شخص ما من تطوير سلوكيات سلبية. في الوقت نفسه، تساعد في الحفاظ على السلوكيات الفعالة التي تفيد الشركة ونموها أو تطويرها.
مثال على التغذية الراجعة التدريبية
عينت شركة محمد خطاب مندوبة مبيعات جديدة، سارة، التي ليست على دراية بممارسات الأعمال. تم تكليف محمد خطاب بالمساعدة في تدريب سارة ودعمها حيثما أمكنه ذلك. يوضح لها كيفية استخدام برامج الشركة وأفضل الممارسات التي يتبعها الفريق. يقدم محمد خطاب إلى سارة النصائح والحيل التي تعلمها أثناء قيامه بالمهمة.
متى تكون جلسة التدريب مفيدة
- لتعلم برامج جديدة
- لتعلم أجزاء جديدة من العمل
- عندما يتم تعيين شخص ما أو ترقيته حديثاً
- اجتماعات التعاون بحكم طبيعتها
- تشجيع السلوكيات الفعالة
- سيستفيد الموظفون من النهج العملي الذي يأتي مع التغذية الراجعة التدريبية.
يجدر الانتباه إلى الأوقات التي قد لا تكون فيها جلسات التغذية الراجعة فعالة. يستجيب الأشخاص المختلفون لأساليب مختلفة وقد يجد البعض أن جلسات التدريب تشبه الإدارة التفصيلية.
نصائح حول كيفية تقديم التغذية الراجعة التدريبية
- تحديد مناطق النمو المحتمل ورسم رسم خرائط الطريق
- استضافة اجتماعات متكررة لتقييم التطور
- اجعل الاجتماعات ذات طبيعة تعاونية
- شجع السلوكيات الفعالة
- لا تستغل التغذية الراجعة التدريبية كفرصة للإدارة التفصيلية
- لا تستخدمه في المهام التي لا تحتاج إلى دعم إضافي
5. التشجيع Encouragement
يمكن أن يكون النوع الصحيح من التغذية الراجعة ملهماً جداً للموظفين. من خلال عقد جلسات تغذية راجعة أصغر تركز على التشجيع، يمكنك إنشاء بيئة عمل أكثر أماناً وودية. تشبه هذه الجلسات جلسات التقييم ولكن هناك تركيز أكبر على الوظيفة التي يتم إجراؤها بدلاً من الأهداف.
يمكن تقديم التشجيع بشكل رسمي أو غير رسمي، كجزء من مراجعة الأداء، أو التعليق السريع على بعض الأعمال الجيدة. سوف يزدهر العمال عندما تشجعهم إدارتهم. هذا يمكن أن يؤدي إلى زيادة الرضا الوظيفي و الولاء للشركة.
مثال على التشجيع
يعمل محمد خطاب بجد في مشروع لكنه يشعر أنه لا يعمل بشكل جيد. لاحظ مديره أنه يعاني وأخبره أن مشروعه يبدو جيداً حقاً. يشعر محمد خطاب بانه مًقدر ومحفز لمواصلة العمل الجاد على مشروعه.
بعض الأمثلة على وقت استخدام التشجيع
- عندما يحقق الموظف إنجازا جديدا
- عندما يبذل شخص ما قصار جهده
- عندما يحتاج شخص ما للمساعدة وللتشجيع
- للاحتفال بالنجاح مع فريقك
- خلال اجتماع الفريق
الهدف هو جعل الموظفين يشعرون بالتقدير لمساهماتهم. من خلال إظهار التشجيع بشكل رسمي أو غير رسمي، سيستجيب الموظفون بشكل جيد. وهذا التشجيع يمكن أن يساهم في نموهم المهني.
نصائح حول التشجيع
- استخدم التغذية الراجعة الإيجابية لإظهار التقدير
- شارك الإنجازات مع باقي أعضاء الفريق
- قدم المزيد من المسؤولية عندما تشعر أنهم مستعدون
- اجعل تشجيعك شخصيا
لا توجد أي سلبيات لتقديم التشجيع لموظفيك. الشيء الوحيد الذي يجب الانتباه إليه هو تعزيز السلوكيات السيئة إذا كان التشجيع في غير محله.
4 نصائح لإعطاء التغذية الراجعة كمدير
إذا كنت تدير فريقاً team، فإن تقديم التغذية الراجعة يعد جزءاً من الوصف الوظيفي الخاص بك. ومع ذلك، هذا لا يعني أنه من السهل دائماً تقديم التغذية الراجعة. فبالإضافة إلى الإحدى عشرة نصيحة المذكورة أعلاه، استخدم هذه النصائح الأربع عندما تقدم التغذية الراجعة لموظف:
1. الاستعداد المسبق
أنت لا تحتاج إلى ان يكون نص جلسة التغذية الراجعة مع الموظفين مكتوب، و لكنك تحتاج إلى ان تحدد النقاط الرئيسية لتلك الجلسة. قم بإعداد نقاط محددة لكى تشاركها مع الموظفين، بالإضافة إلى السرد العام لجلسة التغذية الراجعة. تعد جلسة التغذية الراجعة فرصة للنمو المهني لك وللموظف. ففهي هذه الجلسة سوف تتناقش مع الموظف في الأحداث التي واجهتموها، وماذا يمكن أن تتعلمان منها؟، وكيف يمكن لموظفك أن يصبح عضواً أكثر فاعلية في الفريق للمضي قدماً؟
2. الوقت المناسب
لا تقدم التغذية الراجعة في نفس اللحطة، ولكن لا تنتظر أيضاً حتى مراجعة أداء موظفك بعد ستة أشهر. قم بتقديم التغذية الراجعة في غضون أسبوع من الحدث. بهذه الطريقة، لا يزال الأمر جديداً في عقلكما، ويمكن لموظفيك تطبيق ملاحظاتك بشكل أكثر فاعلية على عملهم للمضي قدماً.
هذا لا يعني أنه لا ينبغي عليك تقديم التغذية الراجعة خلال جلسات مراجعة الأداء الكبيرة. ولكن إذا كنت تقدم التغذية الراجعة على أساس منتظم، فيجب أن تلخص جلسات مراجعة الأداء الكبيرة ما كنت تتحدث عنه أنت وموظفك خلال الأشهر الستة أو الاثني عشر الماضية. لا ينبغي أن يكون ما تذكره للموظف في مراجعات الأداء مفاجأة له، حيث يجب أن تكون قد تناقشت معه في هذه الأمور في جلسات التغذية الراجعة في اجتماعات وجها لوجه علي انفراد مسبقاً.
3. إعطاء التغذية الراجعة شفهيا وخطيا
من الناحية المثالية، ابدأ بتعليقات لفظية وجهاً لوجه خلال جلسة وجها لوجه أولاً للتأكد من عدم إساءة فهم أي شيء وأن الشخص الذي يتلقى التعليقات لديه الوقت لطرح الأسئلة. بعد الاجتماع، قدم وصفاً لمحادثتك بصيغة مكتوبة.
تقديم التغذية الراجعة في شكل كتابي وشفهي له ثلاث فوائد رئيسية:
1. يتعلم بعض أعضاء الفريق بشكل أفضل من خلال السمع والبعض الآخر من خلال القراءة. من خلال تقديم التغذية الراجعة شفهياً وكتابياً، فأنت تغطي كافّة الاحتمالات الخاصة بك للتأكد من أن كل عضو في فريقك يتلقى التغذية الراجعة بالطريقة التي يفضلها.
2. التعليقات الكتابية هي مورد ملموس يمكن لموظفك الرجوع إليه إذا نسي ملاحظاتك أو كان لديه أسئلة.
3. أنت توثق أن هذه الملاحظات قد تمت مشاركتها. هذا مهم بشكل خاص إذا كانت التغذية الراجعة تجد نفسك تكررها لموظفك، وبالتالي يمكنك الإشارة إلى التغذية الراجعة السابقة حول نفس الموضوع الذي غطيته في الماضي.
4. عرض حلول العصف الذهني
اعتماداً على نوع التغذية الراجعة التي تقدمها، قد يكون من المفيد تقديم حلول لتبادل الأفكار . يمكن أن يشمل ذلك الإجراءات التي يجب أن يتخذها عضو الفريق في المستقبل أو المجالات التي لاحظت انها تحتاج الي تحسينات.
إذا قمت بالعصف الذهني، ركز على الخطوات التالية الملموسة التي يتعين على الموظف القيام بها على المدى القصير ، ولا تفكر في أكثر من ستة أشهر. بهذه الطريقة، فإن الموظفين يغادرون جلسة التغذية الراجعة ولديهم فكرة واضحة عن كيفية تحسين أدائهم وإنجاز المزيد من الأعمال الرائعة.