أنواع إدخال البيانات

ما المقصود بإدخال البيانات؟

هي عملية إدخال البيانات والمعلومات في أنظمة الحاسوب لتحويلها إلى بيانات رقمية، وذلك بهدف تنظيمها وتسهيل إدارتها، أو لتخزينها وإضافتها إلى الأنظمة البرمجية. تستغرق معظم مهام إدخال البيانات وقتًا طويلًا بسبب طبيعتها، لذا فهي تحتاج إلى مهارات محددة، مثل امتلاك القدرة على الكتابة السريعة على لوحة المفاتيح، مع التحلي بالدقة والحرص خلال نقل المعلومات.

أنواع إدخال البيانات

يندرج تحت مصطلح إدخال البيانات العديد من الأنواع المختلفة، وذلك حسب طبيعة البيانات وحجمها، وبناءً على أهداف ومساعي الشركة، ومنها:

1. كتابة أوصاف المنتجات

تلعب أوصاف المنتجات دورًا كبيرًا في عملية إقناع العملاء المحتملين بشراء المنتجات من المتاجر الإلكترونية، فوفقًا لإحدى الاستطلاعات، صوّت 62% من المشاركين على أنهم يعتمدون على أوصاف المنتجات بدرجة كبيرة عند اتخاذ قرار الشراء، وهو ما يجعلها إحدى ركائز التسويق الأساسية.

تفرض الأرقام السابقة على أصحاب المتاجر الإلكترونية الاهتمام بعملية كتابة وصف المنتجات، وذلك لارتباطها الوثيق بتحسين معدلات التحويل، لكن تبدو المهمة صعبةً عندما تحاول إدخال أوصاف كمية كبيرة من المنتجات، وهنا يأتي دور مدخل البيانات الذي يعمل على إدخال أسماء المنتجات وأوصافها، مع إدراج الصور المطلوبة.

2. تحويل ملف من صيغة لأخرى

يحتاج الكثير من الأشخاص إلى تحويل الملفات من صيغة معينة إلى أخرى، مثل تحويل المستندات بخط اليد أو الملفات بصيغة PDF إلى ملفات بصيغة وورد Word أو إكسل Excel، إذ يساعد ذلك على تسهيل تصفحها والتعديل عليها وكذلك إعادة طباعتها. إلى جانب تحويل الملفات، تشتمل مهام مدخلي البيانات أيضًا على تفريغ الملفات الصوتية والفيديوهات وتنسيقها وتلخيصها وما إلى ذلك.

3. إدخال البيانات المحاسبية

يُعَد ضبط الحسابات المالية أحد أهم أسباب نمو الشركات والأنشطة التجارية. لذا تلجأ الكثير من الشركات إلى توظيف مدخلي بيانات يساعدونها على تنظيم عملياتها الحسابية، وإدخال المعلومات اللازمة ضمن برمجيات الحاسوب لتسهيل التعامل معها، وإنشاء التقارير والإحصائيات المالية، مما يساعد الشركة على الوصول إلى رؤى واضحة حول الجوانب التي تساعد على نموها وزيادة أرباحها.

4. إدخال البيانات في الأنظمة البرمجية

تتضمن بعض الأنظمة البرمجية قواعد ضخمة من البيانات، مثل برامج إدارة المنتجات في المتاجر ومجمعات التسوق، وبرامج تنظيم الأدوية في الصيدليات، وبرامج إدخال معلومات المرضى للعيادات والمشافي، وغيرها من البرامج التي تحتاج إلى جهدٍ كبير لإدخال البيانات والمعلومات إليها.

ما أهمية إدخال البيانات لنشاطك التجاري؟

تحرص الكثير من الشركات على توظيف مدخلي البيانات المحترفين، لكن ما هي الفوائد الحقيقة التي يسعون وراءها؟

1. تسهيل إدارة الأعمال

من المنطقي أن التعامل مع البيانات على الحاسوب هو أسهل من التعامل مع البيانات الورقية الضخمة، إذ يتيح لك الحاسوب جمع البيانات وتحليلها وفرزها إلى مجموعات وإضافة الوسوم لها، والعديد من المزايا الأخرى التي يصعب تطبيقها عند التعامل مع البيانات الورقية، وهو ما يساعدك على تسريع وتيرة عملك وتحسين إنتاجيتك.

2. التركيز على تنمية أعمالك

في الواقع، يمتلك المديرون ورواد الأعمال مهامًا وأعمالًا كثيرة لإدارتها، لذا فمن غير المجدي أن يمضي رائد الأعمال وقته في التعامل مع البيانات الورقية أو في محاولة إدخال البيانات، فكل له مهماته الخاصة التي يجب ألا تُوكَل إلى غيره. فعوضًا عن إمضاء ساعات طويلة في تصفح الأوراق الضخمة أو النقر على لوحة المفاتيح، يمكنك أن تستثمر هذا الوقت في إدارة وتنمية نشاطك التجاري، وترك هذه المهام للمختصين.

3. تجنب الأخطاء المكلفة

قد ينتج عن صفر واحد خاطئ في بيانات المحاسبة خسائر فادحة تكلف الشركة جهودها لشهور وسنوات عدّة، ومن ذلك تنبع فوائد الاهتمام بعملية إدخال البيانات وتخصيص الميزانية الكافية لها، فهي استثمار رابح، لأن ما ستنفقه من وقتٍ ومالٍ في سبيل إدخال البيانات، هو في الأغلب أوفر من الخسائر التي قد تنجم عن الأخطاء في التعامل مع البيانات الورقية أو البيانات المُدخَلة بطريقة خاطئة.

4. الوصول السريع إلى البيانات

تخيل أنك تريد البحث عن إحدى المعلومات ضمن قاعدة ضخمة من البيانات الورقية أو البيانات الحاسوبية غير المنظمة لديك، سيستغرق ذلك على الأرجح بضع ساعات لإيجاد معلومة واحدة. على النقيض من ذلك، تساعدك البيانات الحاسوبية المنظمة على إيجاد المعلومات التي تحتاجها من خلال كتابة ما تريد في خانة البحث، فضلًا عن إجراء التعديلات المطلوبة بسهولة.

مهارات مدخل البيانات

قد تبدو مهنة إدخال البيانات مهنةً بسيطةً تكمن مهامها في قراءة البيانات وإدخالها من خلال النقر على لوحة المفاتيح، لكن الحقيقة أنها تتطلب مجموعةً من المهارات، حالها كحال أي مهنة أخرى، ومن هذه المهارات:

السرعة في الكتابة على الحاسوب

لعلّ أهم صفة يجب أن يتحلى بها مدخل البيانات الناجح هي القدرة على الكتابة السريعة على الحاسوب، وهذا يعني ألا ينقص معدل سرعته عن 50 كلمة في الدقيقة، إذ تحتاج البيانات الضخمة إلى كاتب سريع متمرس قادر على إنجاز المهمة بسرعة. إذ تُعَد سرعة الكتابة على لوحة المفاتيح واحدة من الأسس التي يعتمدها مسؤولو التوظيف للمفاضلة بين المتقدمين إلى وظيفة مدخل البيانات.

المهارات اللغوية الجيدة

لا يمكن لسمة الضعف اللغوي أن تتواجد في مدخل البيانات الجيد، إذ يمكن للأخطاء اللغوية أن تضر الشركة أو صاحب النشاط التجاري. فعلى سبيل المثال، ستؤدي الأخطاء اللغوية في أوصاف منتجات المتاجر الإلكترونية إلى زيادة معدل الارتداد وتخلي العملاء عن سلة الشراء، إذ تعمل تلك الأخطاء على هدم الثقة بين العميل والعلامة التجارية، وهذه واحدة من الأضرار الكثيرة التي يمكن أن تسببها الأخطاء اللغوية.

إتقان استخدام البرامج الأساسية

يُطلب من مدخلي البيانات التعامل مع صيغ مختلفة من الملفات، مما يفرض عليهم امتلاك المهارة والقدرة على استخدام برامج إدخال البيانات الأساسية، بما في ذلك حزمة مايكروسوفت المكتبية التي تتضمن برامج وورد وإكسل وباوربوينت وغيرها، كما يحتاج مدخل البيانات إلى إتقان استخدام أدوات جوجل الشهيرة، مثل مستندات جوجل Google Docs وجداولها.

على الرغم من أن إتقان استخدام تلك البرامج أساسي وضروري لمدخلي البيانات المبتدئين، لكنه غير كافي لمدخلي البيانات المحترفين، فبناءً على متطلبات وأهداف الشركة، قد يُطلب من مدخلي البيانات إتقان برامج أخرى، ولا سيّما برامج قواعد البيانات، مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء CRM وكذلك أنظمة إدارة قواعد البيانات DBMS. في الحقيقة، ينبغي لمدخل البيانات الناجح أن يكون قادرًا على تعلم استخدام أي برنامج يُطلب منه.

الإتقان والدقة والأمانة في العمل

واحدة من أهم الصفات التي يجب أن يتحلى بها مدخلو البيانات هي الدقة والإتقان في العمل، إذ تتطلب مهنة إدخال البيانات قدرًا عاليًا من التركيز لتحقيق الكفاءة العالية في نقل البيانات وإدخالها. كما ينبغي للعاملين في مجال إدخال البيانات الالتزام بالأمانة والحفاظ على سرية البيانات التي يتعاملون معها، ولا سيّما إن كانت السرية من شروط العمل.

كيف توظف مدخل بيانات عن بُعد؟

نظرًا للوقت والجهد الكبيرين التي تحتاجهما عملية إدخال البيانات، يُفضِّل غالبية أصحاب الأنشطة التجارية توظيف مدخلي بيانات للتركيز على تطوير مشاريعهم التجارية دون القلق حيال كمية البيانات الكبيرة المراد إدخالها، والأمر المميز أنه يمكن توظيف مدخلي بيانات عن بُعد دون الحاجة لوجودهم في مقر العمل، وفيما يلي بعض الخطوات المهمة التي تساعد على توظيف مدخل بيانات عن بُعد:

1. تعيين الهدف من إدخال البيانات

تتجسد الخطوة الأولى في تحديد الهدف من عملية إدخال البيانات، فالسؤال الأول الذي يجب أن تطرحه على نفسك: ما المساعي التي أريد تحقيقها من عملية إدخال البيانات؟ قد يتمثل الجواب في بناء قاعدة بيانات لنظامك البرمجي، أو تحويل بيانات الشركة ووثائقها الورقية إلى بيانات رقمية لتأمينها من التلف وتسهيل الوصول إليها والتعامل معها، كما قد يتمثل الهدف في تحسين الإنتاجية والتركيز على مهام إدارة الشركة أو النشاط التجاري.

2. تحديد نوع وحجم البيانات

بعد تحديد الهدف من عملية إدخال البيانات، ينبغي تعيين نوع البيانات المراد إدخالها، هل هي بيانات حسابية أم نصوص كتابية، أم إنها أوصاف لمنتجات تجارية، كما قد تكون البيانات على شكل صور أو أنواع معينة من الملفات يُراد إدخالها إلى الشبكة.

تساعد هذه الخطوة على تحديد الأشخاص المناسبين لهذه المهمة، إذ لا بُدَّ لمدخلي أوصاف المنتجات أن يمتلكوا أساسًا معرفيًا حول التسويق الإلكتروني، وكذلك مدخلي بيانات المحاسبة الذين ينبغي أن تتوفر فيهم القدرة على التعامل مع الأرقام والعمليات الحسابية.

إضافةً إلى ذلك، يجب تحديد حجم البيانات المراد إدخالها وطبيعتها، والفترة الزمنية المتاحة لإدخال تلك البيانات، وهو ما سيؤثر إلى حدٍ كبير في تحديد الميزانية اللازمة للمشروع، وكذلك عدد الموظفين الذين يحتاجهم العمل لإنجازه في الوقت المحدد.

3. توظيف مدخل بيانات محترف من مستقل

لقد حددت الآن المحاور والمتطلبات الأساسية لمشروعك، ووصلت إلى مرحلة البحث عن مدخلي البيانات الجيدين الذين يتمتعون بالخبرة الكافية والقدرة على إنجاز المهام بدقة وأمانة عالية. يمكنك توظيف مدخل بيانات محترف من هؤلاء الخبراء من خلال منصة مستقل، أكبر منصة عربية للعمل الحر.

الخطوة الأولى لتوظيف مدخل بيانات محترف من مستقل هي إضافة مشروع، من خلال اختيار عنوان مناسب للمشروع، مع كتابة وصف المشروع الذي يتضمن متطلبات وشروط العمل وجميع التفاصيل التي تساعد المستقلين على فهم طبيعة العمل، مع إدراج كل من الميزانية المتوقعة والمدة المتوقعة للتسليم، لتبدأ بعدها بتلقي العروض من المستقلين الخبراء.

تتمثل مهمتك في هذه المرحلة في المقارنة بين العروض وتحديد مدخل البيانات المناسب للمشروع، من خلال قراءة نص العرض والاطلاع على معرض الأعمال وتقييمات أصحاب المشاريع الآخرين. مع دراسة الملف الشخصي للمستقل وأخذ الإحصائيات التي تتيحها منصة مستقل في الحسبان، مثل معدل إكمال المشاريع ومعدل التسليم بالموعد ونحو ذلك، ويمكنك التواصل مع المستقل قبل توظيفه للاستفسار عن أي جانب تريده.

بعد اختيار مدخل البيانات المناسب وتوظيفه، يمكنك متابعة تقدم العمل معه من خلال صفحة المشروع حتى إتمام كامل العمل. بعد إرسال ملفات المشروع كاملة من طرف المستقل، حاول أن تراجعها جيدًا وتتأكد من كونها مطابقةً لشروط العمل، وفي حال احتجت إلى أي تعديل، اطلب ذلك من المستقل. في نهاية المطاف، وبعد استلام كافة الملفات النهائية، يمكنك استلام المشروع وتقييم تجربتك مع مدخل البيانات.