أدوات لإدارة المشاريع عبر الإنترنت

من السهل إدارة مهامك الوظيفية التي قد يكلفك بها مديرك مع بداية كل أسبوع من غير الاستعانة بأي أدوات، فالأمر لا يتجاوز تحديد أولوية هذه المهام تباعًا، ومن ثم توزيعها بحسب جدول الأوقات، والعمل عليها واحدة بعد الأخرى لحين تنفيذها جميعًا، ولكن عند إدارة المشاريع فالأمر ليس بتلك السهولة، عندها ستحتاج للعمل على الكثير من المهام ومتابعة كل التفاصيل الصغيرة والكبيرة المتعلقة بالعمليات الوظيفية والإدارية والتشغيلية للمشروع.

مهام مثل الإشراف على تنفيذ خطة العمل، متابعة الموارد المالية، العلاقات العامة، التسويق، العملاء، الموارد البشرية، الشؤون القانونية وغيرها الكثير من المهام تحتاج لمتابعة وإشراف دائم منك بصفتك المدير أو القائم على المشروع. وحتى في الحالات التي يتواجد فيها متخصص مسؤول عن كل واحدة من هذه المهام والمهام الأخرى، فإنه بصفتك المدير المسؤول يتعين عليك المتابعة مع هؤلاء الأشخاص والحصول على تقارير دورية عن سير العمل وآخر مستجداته. الأمر الذي قد يجعل من إدارة مشروع ما عبئًا ليس بالهين بالنسبة لأي شخص وبالرغم من أي مهارات تنظيمية وإدارية عالية قد يتمتع بها، لذلك وجدت وسائل مساعدة لهذا الغرض عرفت بأدوات إدارة المشاريع.

ما الذي يمكن أن توفره أدوات إدارة المشاريع؟

أدوات إدارة المشاريع الجيدة من شأنها أن تسهل العملية الإدارية للمشروع ككل سواء على المدراء القائمين على المشروع أو باقي أعضاء فريق العمل. تتطلب إدارة مشروع ما إبقاء أعضاء الفريق على علم واطلاع بكل مستجدات العمل والمهام المكلفين بها سواءًا من حيث مواعيد التسليم ومتابعة النقاشات أو الملاحظات والتعديلات التي قد تتطلبها مهمة ما، وهذا يتطلب تواصل ومتابعة دائمة مع كل أعضاء الفريق، وهنا يأتي دور مثل هذه الأدوات لتسهيل عمليات التواصل والمتابعة وجعلها أكثر فعالية وكفاءة وتوفيرًا للوقت والجهد دون الحاجة للتواصل مع كل شخص بشكل منفرد.

بل تمثل هذه الأدوات مساحة مشتركة لكل القائمين على المشروع تمكنهم من التواصل والمشاركة والاطلاع ومتابعة كل ما يخص المشروع أولًا بأول ودون الحاجة لرسائل البريد الإلكتروني أو برامج المحادثة التي تستهلك الكثير من وقت العاملين وتركيزهم. ففرق العمل التي لا تستخدم أدوات إدارة وتواصل ضمن بيئة العمل ترسل ما متوسطه 300 رسالة بريد إلكتروني أسبوعيًا كرسائل داخلية ضمن الفريق الواحد، وتستغرق أكثر من ساعتين يوميًا في قراءة تلك الرسائل والرد عليها، وبالتالي كان من المهم الاعتماد على أدوات إدارة المشاريع لتسريع العمل.

بالإضافة إلى أنه من شأن هذه الأدوات إمكانية تتبع المهام التي يعمل عليه كل شخص في الفريق، معرفة المهام التي أنجزت وما الذي يتوقع إنجازه عما قريب، إذا ما كان هناك أي ضغوط عمل على الفريق، أي من الأشخاص لديه متسع من الوقت للعمل على مزيد من المهام بحسب أخر الأعمال المكلف بها، وكل ذلك بمجرد إلقاء نظرة على لوحة التحكم الخاصة بالأداة المستخدمة ودون الحاجة للاستفسار المباشر من الأشخاص المعنيين.

بفضل كل هذه الخصائص والمزايا التي توفرها هذه الأدوات وما ينتج عنها من مرونة وانسيابية وسهولة في التحكم بالعمليات الإدارية للمشاريع وجعلها أكثر كفاءة وفعالية وإنتاجية، تشهد بيئات العمل اليوم مزيدًا من الإقبال لاستخدام منصات العمل الجماعي وأدوات إدارة المشاريع. إذ تشير الإحصائيات إلى أن 7 من كل 10 مشاريع تقنية تستخدم إحدى أدوات إدارة المشاريع، نحو 97% من تلك المشاريع قالت إن استخدامها لهذه الأدوات مكّنها من خدمة المزيد من العملاء، وجعلها أكثر كفاءة وإنتاجية بمعدل 12% زيادة عن الوقت الذي لم تكن تستخدم فيه أي من هذه الأدوات. ما هي أفضل الأدوات التي يمكن استخدامها في إدارة أي نوع من المشاريع سواء الصغيرة المتوسطة أو الكبيرة وفي أي مجال كانت؟

1. أنا

تعد أداة أنا الأداة العربية الأولى من نوعها لإدارة المشاريع وإدارة فرق العمل عن بعد، تم تطويرها من قبل شركة حسوب التي تقدم مجموعة من مشاريع الإنترنت التي تخدم المستخدمين العرب حول العالم وتدير أكبر منصتي عمل حر عربيًا مستقل وخمسات. “أنا” عبارة عن أداة تجمع كل ما تحتاج إليه لإدارة مشاريعك وفريق عملك عن بعد، عن طريق واجهة سهلة الاستخدام تتمكن من خلالها من بناء لوحات وتخصيصها لتناسب أسلوبك بالعمل.

يمكنك من خلال هذه الأداة إنشاء لوحات مختلفة لكل مشروع تعمل عليه ومشاركة هذه اللوحات مع فريق العمل. داخل هذه اللوحات، يمكنك إضافة تطبيقات مختلفة تناسب طبيعة المشروع، من هذه التطبيقات؛ تطبيق قائمة المهام وتطبيق الملاحظات الذي يُمكّنك من تدوين الملاحظات والمستندات باستخدام محرر متقدم.

إضافة إلى، تطبيق المحادثة الذي من خلاله يمكنك التواصل مع الأفراد المشاركين في اللوحة وتتبع سير العمل في مكان واحد، وتطبيق مجلد الذي يمكنك من مشاركة الملفات بأنواعها وتنظيمها في مجلدات ومشاركتها مع الفريق بأمان. وتطبيق مفضلة لإضافة المواقع التي تهتم بالمحتوى الذي تقدمه. وتطبيق قارئ الأخبار الذي يظهر لك آخر التحديثات من المواقع التي تهمك في مجال عملك تلقائيًا. وتطبيق أصوات هادئة الذي يساعدك على التركيز على مهامك في أثناء العمل، وغيرها من التطبيقات.

توفر أداة “أنا” جميع الأدوات التي تحتاجها لتسهيل إدارة وتتبع نمو مشروعك والتواصل مع باقي أعضاء الفريق في مكان واحد للتركيز على المهام وزيادة الإنتاجية، تناسب هذه الأداة المشاريع الصغيرة والكبيرة وهي حاليًا مجانية بالكامل.

2. Airtable

تُستخدم Airtable من أكثر من 30,000 مشروع وشركة ومؤسسة صغيرة ومتوسطة وكبيرة، إذ تُمكن المستخدمين من إدارة مشاريعهم وتنظيم المهام التي يعملون عليها وفق ما يعرف بقواعد البيانات العلائقية التي تكون على شكل جداول (صفوف وأعمدة). إن كنت ممن يفضلون استخدام ملفات الأكسل لتنظيم مهام العمل لديهم، فهذه الأداة هي الأنسب لك على الأرجح، ستجد واجهة شبيهة إلى حد ما بالصفوف والأعمدة التي نراها في الإكسل مع إمكانية تبديل أسلوب العرض ليكون وفق نظام الكانبان، أو المعرض، أو الجدول الزمني للمهام، أو يمكنك تصميم طريقة العرض الخاصة بك وحفظها لاستخدامها في كل مشاريعك المستقبلية.

خيارات المشاركة مع باقي أعضاء فريق العمل، التواصل من خلال المناقشات الجماعية، إرسال الرسائل المباشرة، رفع ومشاركة الملفات من مصادر مختلفة، والجدولة والتنبيهات والتذكيرات وغيرها الكثير من متطلبات إدارة المشاريع تجدها في هذه الأداة التي يمكنك استخدامها بالنسخة المجانية ذات المزايا المحدودة أو يمكنك الاشتراك في أكثر من خيار متاح لتناسب الأداة أي نوع من المشاريع الصغيرة أو الكبيرة. من الأدوات الأخرى المماثلة: nTask وHansoft وNotion.

3. Asana

أُطلقت أداة Asana سنة 2008 من قبل “داستن موسكوفيتز” الذي كان شريكًا مؤسسًا في فيسبوك قبل أن يغادره ويتجه لتأسيس هذه الأداة نظرًا لحاجة الشركات التقنية لهذا النوع من الأدوات لتنظيم أعمالها بحسب ما كان يرى في تلك الفترة. ثم سرعان ما لاحظ أنه ليست فقط الشركات التقنية بحاجة لهذه الأدوات بل فرق العمل من مجالات وصناعات أخرى أيضًا تحتاجها. ومنذ العام 2011 صارت تستخدم على نطاق واسع من قبل مشاريع وجهات في قطاعات مختلفة.

يمكن لفرق العمل الجماعية من خلال هذه الأداة خلق بيئة عمل كاملة ومشتركة فيما بينهم تجمع كل ما يخص المشروع الذي يعملون عليه في مكان واحد، بالإضافة لتنظيم المهام وإحالتها للأشخاص المسؤولين عنها، وتحديد المواعيد وجدولتها، ومناقشة المواضيع المتعلقة بالمهام المختلفة، وإرسال الرسائل، وإرفاق الملفات. الأداة متاحة للاستخدام المجاني بخصائص محدودة للفرق التي تتكون من 15 عضوًا أو أقل، ودون ذلك يتعين الاشتراك في إحدى الخطط المتاحة التي تتيح المزيد من المزايا غير المتوافرة في الاستخدام المجاني. من الأدوات الأخرى المماثلة: Workzone وProofhub.

4. Wrike

ظهرت Wrike قبل نحو 12 عامًا من الآن، وصممت لمساعدة فرق العمل على تنظيم جهودهم الإدارية والتشغيلية للمشاريع التي يعملون عليها. يستخدمها اليوم أكثر من 18,000 مشروع ومؤسسة أشهرهم Land Rover وAirbnb وJaguar، وتجمع أكثر من مليوني مستخدم. تعتمد الأداة في أسلوب عملها على نظام المجلدات والمشاريع والمهام. المجلدات هي الواجهة الرئيسية التي تحوي بداخلها المشاريع، والمشاريع تتألف من مهام. ويمكن إحالة المهام إلى أي من أعضاء الفريق، مناقشة كل مهمة ومشروع، جدولة المهام، إرفاق الملفات والروابط، وإدارة كل التفاصيل الأخرى المتعلقة بالمشروع.

ولكل مستخدم ضمن فرق العمل مساحته الخاصة التي يتلقى فيها كل التنبيهات والتذكيرات والرسائل المباشرة من الأعضاء الآخرين. ويمكن اختيار أسلوب العرض الذي يفضله المستخدم من بين عدة أساليب متاحة ضمن الأداة مثل أسلوب الجداول أو القوائم أو وفق الجدول الزمني لكل مهمة ومشروع. الأداة متاحة بشكل مجاني وبخصائص محدودة لفرق العمل التي تتألف من 5 أشخاص أو أقل، أو يمكن استخدامها مع الفرق الأكبر بإحدى الخطط المدفوعة المتاحة وبمزيد من الخصائص. من الأدوات الأخرى المماثلة: Hibox وSendtask وJira.

5. Flow

إن كنت تبحث عن أداة بسيطة بواجهة استخدام سهلة ومنظمة وبعيدة عن أي شكل من التعقيدات فإن Flow من الخيارات الأفضل التي يمكنك الاعتماد عليها لإدارة مشروعك برفقة باقي أعضاء فريق العمل. كل مهام التخطيط والتنفيذ والمتابعة والإشراف والمناقشة التي يمكن أن تتم في أي مكتب عمل يمكنك تنفيذها بهذه الأداة بأسلوب القوائم والبطاقات. إذ يمكنك توزيع المشاريع أو الأقسام الرئيسية على شكل قوائم والمهام ضمنها على شكل بطاقات، ويمكن إجراء المناقشات ومشاركة الملفات والجدولة وإضافة الملاحظات على كل بطاقة بشكل منفرد.

إلى جانب الخصائص الرئيسية المتوافرة في معظم أدوات إدارة المشاريع فإن هذه الأداة تتميز بالعديد من الخصائص الأخرى، يمكنك مثلًا تصدير مشروع كامل على شكل ملف PDF أوExcel أوHTML بحيث تحصل على نسخة من المشروع بكل المناقشات والملاحظات والمهام التي تمت. تتيح الأداة أيضًا خيار “عضوية ضيف” بحيث تتمكن من إضافة أشخاص آخرين إلى مساحات العمل بشكل مؤقت، في حال لم يكونوا من ضمن أعضاء فريق العمل، وهذا مفيد في حال أردت اطلاع عميل ما على سير العمل في المشروع مثلًا.

هذا بالإضافة إلى العديد من الخصائص الأخرى المتوفرة في خطتي دفع أساسية تحوي بعض الخصائص، وخطة أخرى بسعر أعلى تحوي كل وظائف الأداة ومزاياها، ولا تتوفر الأداة للاستخدام المجاني باستثناء فترة تجريبية للخطة الأساسية. من الأدوات الأخرى المماثلة: Dude Solutions وMonday.

6. Scoro

أُطلقت Scoro عام 2013 كواحدة من حلول الأعمال التي تعتمد على خدمات التخزين السحابي، تجمع كل ما يتعلق بالعمليات الإدارية والتشغيلية والوظيفية للمشاريع على اختلافها في مكان واحد، وتسهل عمليات التواصل والمتابعة والإشراف على كامل أعضاء فريق العمل. تتميز هذه الأداة بأنها أكثر غنىً وشمول في الخصائص والمزايا التي تتضمنها، بالإضافة إلى ما هو متاح في معظم أدوات إدارة المشاريع، تحوي خصائص أخرى متعلقة بمؤشرات قياس النمو للمشروع والميزانية ومتابعة المبيعات والنفقات والوقت المستغرق على كل مهمة.

مع إمكانية التخصيص بحسب كل عميل من عملاء المشروع وحتى الأمور الأخرى المتعلقة بتغيير العملات المستخدمة بين كل عميل وآخر وهامش الأرباح ستجدها في الأقسام المخصصة لها ضمن لوحة التحكم. يمكن استخدامها لفترة تجريبية حتى 14 يومًا، ومن ثم يتطلب الاشتراك بشكل شهري أو سنوي وفق إحدى الخطط المدفوعة المتاحة. ولا تحتوي على خطة استخدام مجاني. من الأدوات الأخرى المماثلة: Mavenlink وBasecamp.

7. Toggle plan

أداة Toggl plan هي منتج جانبي لأداة تتبع الوقت الشهيرة Toggl المتخصصة في إدارة وتتبع وتسجيل وقت العمل على المشاريع، تعتمد الشركة أسلوبًا قائمًا على العناصر البصرية بامتياز وفق خاصية السحب والإفلات للمهام التي يمكن توزيعها على شكل بطاقات وقوائم، ويمكن تقسيم المهام الرئيسية إلى مهام فرعية على شكل قوائم To-Do. هذا بالإضافة إلى وظائف أخرى مثل توزيع المهام وإحالتها والجدولة والمشاركة والمناقشة والتذكيرات والتنبيهات لمختلف التحديثات التي تجري على المشروع. فضلًا عن المرونة العالية التي تتيحها الأداة في تخصيص أسلوب العرض لكل مستخدم على حدة.

تتيح الأداة فترة تجريبية للاستخدام المجاني والتعرف على الأداة، ومن ثم يمكن استخدامها مجانًا للفرق الصغيرة التي تتكون من 5 أشخاص أو أقل. أما بالنسبة للفرق الكبيرة يمكن اختيار إحدى الخطط المناسبة من مجموعة الخطط المتوافرة. من الأدوات الأخرى المماثلة: GanttProjectt.

8. Paymo

إن كنت تعمل كمستقل أو بمفردك على مشروع ما فيمكنك استخدام Paymo بشكل مجاني، أما بالنسبة للفرق المكونة من شخصين وأكثر فلا يمكنهم استخدام النسخة المجانية منها وإنما يتوجب عليهم الاشتراك بإحدى الخطط المدفوعة. تسمح الأداة بإدارة مهام المشاريع وفق نظام القوائم والبطاقات، بالإضافة إلى خصائص أخرى مثل تتبع الوقت للمهام ومشاركة البطاقات وإرفاق الملفات والمناقشة على كل مهمة على حدة.

بالإضافة إلى أنها توفر خيار توثيق مهام العمل من حيث المراحل والمدة الزمنية لكل مهمة ومرحلة، ومن ثم يمكنك إرسال ذلك على شكل تقارير ومشاركتها مع الآخرين داخل أو خارج فريق العمل أو مع العملاء على سبيل المثال. تركز هذه الأداة بشكل رئيسي على تجربة المستخدم لجعلها أكثر مرونة وانسيابية في بيئة العمل من خلال الوظائف والخصائص المتاحة التي تجعل الفرق أكثر تفاعلًا فيما بينهم وأكثر تركيزًا على مهام العمل. من الأدوات الأخرى المماثلة: Taiga وFreedcamp.